Resumen Ejecutivo
Una plataforma web profesional que centraliza todo el proceso de cotización comercial: desde la creación de propuestas con plantillas personalizadas, hasta el seguimiento, negociación y cierre con aceptación digital del cliente. Adaptada a la operación de su equipo.
El objetivo es reducir los tiempos de armado de cotizaciones, estandarizar las propuestas (marca, estructura, precios, condiciones), aumentar la tasa de conversión con seguimiento y trazabilidad, y controlar márgenes y aprobaciones internas sin depender de WhatsApp o correo electrónico.
Problemas que resuelve
Cotizaciones en minutos, no en horas
Plantillas pre-armadas con la marca de su empresa. Su equipo selecciona, personaliza y envía en menos de 15 minutos.
Control total del proceso comercial
Sepa exactamente en qué estado está cada cotización, quién la abrió y cuándo hacer seguimiento.
Aprobaciones sin ida y vuelta
Flujo de aprobación interno automático. Si un descuento excede el límite, se solicita aprobación antes de enviar.
Márgenes protegidos
Control de costos internos y margen objetivo. Alertas cuando una cotización está por debajo del margen mínimo.
Alcance Funcional
Gestión de Clientes y Contactos
- Ficha completa (empresa, RUT, dirección, giro, rubro)
- Múltiples contactos por empresa (nombre, cargo, email, teléfono)
- Historial de todas las cotizaciones y su estado
- Búsqueda y filtros rápidos
Constructor de Cotizaciones
- Editor por bloques: portada, resumen, alcance, entregables, cronograma, equipo, inversión, términos
- Plantillas reutilizables por tipo de servicio
- Variables dinámicas: nombre del cliente, fecha, vendedor, vigencia, moneda
- Adjuntos y enlaces (portafolio, casos, PDF, presentaciones)
Catálogo de Servicios y Precios
- Ítems/servicios con descripción, unidad, precio base, descuentos
- Soporte multi-moneda: CLP y USD
- Cálculo automático: subtotal, descuentos, impuestos (IVA opcional), total
- Control de margen (costo interno + margen objetivo)
Flujo de Aprobación
- Reglas automáticas: si descuento > X% o margen < Y, requiere aprobación
- Roles: vendedor, aprobador, administrador
- Registro de cambios y comentarios internos
- No visible para el cliente
Envío, Seguimiento y Cierre
- Envío por enlace público seguro y/o email
- Estados: Borrador, Enviada, Vista, Comentada, En negociación, Aprobada, Rechazada, Expirada
- Tracking: quién abrió, cuándo, qué secciones vio
- Recordatorios y alertas automáticas
Aceptación y Firma
- Botón de "Aceptar propuesta" para el cliente
- Captura de aceptación: nombre, cargo, email, fecha, IP
- Firma electrónica simple (integración con proveedor en fase 2)
- Enlaces con fecha de expiración
Reportes y Pipeline
- Pipeline de cotizaciones por etapa
- Tasa de conversión, tiempo promedio de cierre
- Monto cotizado vs. cerrado por período y por vendedor
- Exportación de reportes y PDF profesional
Requerimientos No Funcionales
- 100% web, responsive (computador, tablet, celular)
- Multiusuario con permisos diferenciados
- Seguridad: control de accesos, enlaces con expiración, logs
- Respaldos automáticos y alta disponibilidad
Integraciones (deseables / fase 2)
- CRM (HubSpot u otro) — sincronización de contactos y oportunidades
- Google Workspace (Gmail/Calendar) — envío de cotizaciones y seguimiento
- Facturación/ERP (si aplica) — conexión con sistemas contables
- Pasarela de pago para abonos parciales (opcional)
Cómo Funciona
Así es como su equipo comercial trabajará con la plataforma, desde la creación de una cotización hasta el cierre del negocio.
Seleccionar plantilla y cliente
El vendedor elige una plantilla según el tipo de servicio y selecciona al cliente desde el directorio. Si el cliente no existe, lo crea en el momento con sus datos de empresa y contacto.
Armar la cotización
Usando el editor por bloques, personaliza las secciones: alcance del proyecto, entregables, cronograma, equipo asignado e inversión. Selecciona servicios del catálogo con precios precargados y ajusta cantidades o descuentos. El sistema calcula automáticamente subtotales, impuestos y total.
Revisión y aprobación interna
Si la cotización excede un umbral de descuento o el margen es menor al objetivo, el sistema solicita aprobación automática al rol correspondiente. El aprobador revisa, comenta internamente y aprueba o solicita ajustes, todo dentro de la plataforma.
Envío al cliente
La cotización se envía por email con un enlace seguro o se comparte directamente. El cliente accede a una versión web profesional con la marca de la empresa. El sistema registra la apertura y notifica al vendedor.
Seguimiento y negociación
El vendedor ve en tiempo real si el cliente abrió la cotización, cuántas veces y qué secciones revisó. Si hay comentarios o solicitudes de cambio, se gestionan dentro de la plataforma. Se programan recordatorios automáticos si no hay respuesta.
Aceptación y cierre
El cliente acepta la propuesta con un botón. El sistema captura su nombre, cargo, email, fecha e IP como evidencia comercial. Se genera un PDF firmado y ambas partes reciben confirmación. La cotización pasa automáticamente a estado "Aprobada" en el pipeline.
Inversión
Estructura de pagos — Desarrollo
| Hito | Momento | Porcentaje | Monto CLP |
|---|---|---|---|
| Inicio del proyecto | Al firmar esta propuesta | 40% | $1.080.000 |
| Entrega plataforma base | Semana 6–8 | 30% | $810.000 |
| Entrega final con ajustes | Semana 10–12 | 30% | $810.000 |
| Total desarrollo | $2.700.000 | ||
Detalle del fee mensual
| Concepto | Costo mensual CLP |
|---|---|
| Infraestructura en la nube (servidores, base de datos, hosting) | $40.000 – $55.000 |
| Servicio de envío de emails | $12.000 |
| Mantenimiento, actualizaciones y soporte técnico | $130.000 – $145.000 |
| Total mensual estimado | ~$200.000 |
Cronograma
Diseño y Arquitectura
Definición de la estructura visual, flujos de usuario y configuración inicial de la plataforma. Revisión conjunta del diseño antes de comenzar el desarrollo.
Pago 1: $1.080.000 CLPMódulo de Clientes y Constructor de Cotizaciones
Gestión de clientes, contactos, y el editor de cotizaciones con plantillas y variables dinámicas. Catálogo de servicios y cálculo automático de precios.
Aprobaciones, Envío y Seguimiento
Flujo de aprobación, envío por email/enlace, tracking de apertura, estados automáticos y recordatorios.
Pago 2: $810.000 CLPAceptación, PDF y Reportes
Botón de aceptación del cliente, exportación PDF profesional, dashboard de reportes y pipeline de cotizaciones.
Pruebas Finales y Entrega
Pruebas completas, correcciones, capacitación del equipo y puesta en marcha de la plataforma.
Pago 3: $810.000 CLPTransparencia y Consideraciones
A continuación detallamos aspectos importantes para que tome una decisión informada.
¿Qué NO incluye esta propuesta?
- Desarrollo de app móvil nativa (iOS/Android) La plataforma es 100% web responsive, funciona en celulares pero no es una app descargable
- Facturación electrónica (DTE/SII) Se puede integrar en una fase futura si se requiere
- Migración de datos desde otros sistemas Si necesitan importar datos existentes, se cotiza por separado según volumen
- Integraciones con terceros (CRM, Google, pasarela de pago) Contempladas como fase 2, se cotizan por separado
Preguntas para Alinear
Para afinar el alcance y asegurar que la plataforma se ajuste exactamente a su operación, necesitamos aclarar algunos puntos antes de comenzar.
¿Cuántos vendedores/usuarios tendrán acceso a la plataforma inicialmente? ¿Tienen roles diferenciados (vendedor, jefe comercial, gerencia)?
¿Tienen un catálogo de servicios ya definido con precios, o debemos ayudarles a estructurarlo dentro de la plataforma?
¿Qué monedas manejan en sus cotizaciones? ¿Solo CLP, solo USD, o ambas? ¿Necesitan conversión automática?
¿Tienen plantillas actuales de cotización (Word, Excel, PDF) que debamos usar como referencia para el diseño de los bloques?
¿Qué reglas de aprobación aplican hoy? Por ejemplo: ¿a partir de qué monto o porcentaje de descuento se requiere autorización?
¿Usan actualmente algún CRM (HubSpot, Pipedrive, etc.) o herramienta de gestión comercial que debamos considerar para futuras integraciones?
¿Necesitan que la cotización incluya IVA de forma obligatoria, o debe ser opcional según el tipo de cliente (nacional vs. internacional)?
¿La aceptación digital (nombre, cargo, email, fecha, IP) es suficiente, o requieren firma electrónica avanzada con validez legal desde el inicio?
Sobre su operación actual
¿Cuántas cotizaciones generan por mes aproximadamente?
¿Cuál es el ciclo de vida promedio de una cotización? ¿Se cierran en días, semanas o meses?
¿Quién arma las cotizaciones hoy? ¿El vendedor directamente o alguien de back-office?
¿Operan desde una sola oficina o tienen sucursales en distintas ubicaciones?
Contenido y marca
¿Tienen manual de marca (logo, colores, tipografía) definido para aplicar en las plantillas de cotización?
¿Las cotizaciones van siempre en español o a veces necesitan cotizar en inglés?
¿Manejan versiones de una misma cotización? Por ejemplo: enviar la v1, recibir cambios y reenviar una v2 actualizada.
Detalles técnicos
¿Cuántos productos o servicios tiene su catálogo aproximadamente?
¿Los precios de sus servicios cambian con frecuencia? Si una cotización vieja se reabre, ¿debe mostrar los precios originales o los actualizados?
¿Necesitan numeración correlativa en las cotizaciones? (ej: COT-2026-0001). Si es así, ¿tienen un formato preferido?
¿El aprobador interno es siempre la misma persona o depende del monto o tipo de servicio?
Expectativas y coordinación
¿Hay alguna funcionalidad que consideren innegociable para el día 1 de la plataforma?
¿Quién del equipo será nuestro contacto directo para validaciones y feedback durante el desarrollo?
Niveles de Servicio (SLA)
Una vez en producción, la plataforma opera bajo los siguientes compromisos de servicio, cubiertos por el fee mensual.
| Indicador | Compromiso |
|---|---|
| Disponibilidad de la plataforma | 99,5% mensual (excluye mantenimientos programados) |
| Tiempo de respuesta a incidentes críticos | Máximo 4 horas hábiles |
| Tiempo de respuesta a consultas generales | Máximo 24 horas hábiles |
| Respaldos | Diarios, con retención de 7 días |
| Mantenimientos programados | Notificados con 48 horas de anticipación |
| Canal de soporte | Email en horario hábil (lunes a viernes, 9:00 a 18:00 CLT) |
Condiciones
Propiedad del software
Al completar todos los pagos, el cliente recibe una licencia de uso perpetua de la plataforma. El código fuente se entrega al finalizar el proyecto. El cliente es dueño de todos sus datos en todo momento.
Soporte incluido en el fee mensual
| Concepto | Incluido |
|---|---|
| Corrección de errores (bugs) | ✓ Sí |
| Actualizaciones de seguridad | ✓ Sí |
| Monitoreo de disponibilidad | ✓ Sí |
| Respaldos automáticos diarios | ✓ Sí |
| Soporte por email (horario hábil) | ✓ Sí |
| Nuevas funcionalidades | Se cotizan por separado |
| Cambios mayores de diseño | Se cotizan por separado |
Garantía
Se incluyen 30 días de garantía después de cada entrega para corrección de errores sin costo adicional. Los errores reportados durante este período se atienden con prioridad.
Cancelación
El fee mensual puede cancelarse con 30 días de aviso previo. En caso de cancelación, se entrega una copia completa de la base de datos y el código fuente para que el cliente pueda operar la plataforma de forma independiente.
Criterio de éxito
- Generar una cotización completa en menos de 15 minutos usando plantillas
- Trazabilidad total del estado y seguimiento de cada propuesta
- Aprobaciones internas sin "ida y vuelta" por WhatsApp o correo
- Control de márgenes y precios estandarizado
Aceptación
Al firmar esta propuesta, ambas partes acuerdan los términos, alcance y condiciones aquí descritos.